D
I
S
U
S
U
N
OLEH :
Nama : Irwansyah (23112826)
Kelas : 2
KB 04
BAB I
PENDAHULUAN
Manajemen/pengelolaan proyek
(selanjutnya ditulis manajemen proyek saja) adalah suatu disiplin ilmu pada era
tahun 1950-an, Amerika bangsa yang pertama kali menggunakan ilmu manajemen
proyek. Henry Gantt dapat dikatakan
bapak dari ilmu manajemen proyek, dan namanya pun menjadi metode yang
digunakan, bernama “Gantt Chart”. Perlu diingat bahwa mempelajari Manajemen
Proyek itu tidak terlalu sulit, karena di dalamnya terdapat hal-hal yang
terbiasa dilakukan oleh manusia, hanya ditambahkan sedikit logika dan aturan
yang khusus. Sedangkan Proyek itu usaha yang harus dilakukan dari awal hingga
akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai batasan waktu – anggaran – sumber
daya yang dibutuhi oleh pelanggan. Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek
adalah untuk memuaskan pelanggan.
Maksudnya begini,
ketika ada suatu perusahaan besar maupun kecil me-manajemen proyek, yang
terpenting adalah waktu yang tepat dalam membuat dan memustuskan
prediksi, serta penggunaan sumber daya dan laporan dalam
penyampaian produk atas hasil dari proyek yang dijalankan.
Lalu bagaimana kita mengetahui bahwa itu
adalah “proyek”? Diperlukan
beberapa ciri-ciri/karakteristik dari proyek, yaitu: ada
sasaran/tujuan, memiliki rentang waktu/deadline,
waktu biaya dan syarat kerja yang lengkap, berurutan dari a hingga z, terkadang
merupakan sesuatu event/kejadian yang sebelumnya belum pernah dilakukan.
1.1. Latar
Belakang
Sebagai mahasiswa sistem informasi kita
dituntut untuk memahami bagaimana manajemen proyek sistem informasi itu
agar ilmu ini bisa di implementasikan dalam kehidupan nyata.
Untuk mengetahui secara lebih jelas
tentang manajemen proyek sistem informasi maka selanjutnya akan dibahas lebih
mendetail mulai dari pengertian hingga metodologi umum pelaksanaan proyek
sistem informasi.
1.2. Rumusan
Masalah
a. Pengertian
manajemen, proyek dan manajemen proyek.
b. Kebijakan
dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi.
c. Metodologi
Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi ( Metode Generik).
1.3. Tujuan
dan Manfaat
a. Untuk
mengetahui dan memahami pengertian-pengertian manajemen, proyek dan manajemen
proyek
b. Mengetahui
kebijakan dan perencanaan proyek sistem informasi.
c. Mengetahui Metodologi
Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi (Metode Generik).
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian
Manajemen, Proyek dan Manajemen Proyek
2.1.1 Pengertian
Manajemen
Manajemen merupakan sebuah proses
terpadu di mana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang
dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan
aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah
ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar
proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi
yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi
pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk
menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen
merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama
lainnya.
Skill apa sih yang harus di butuhkan
bagi seorang Manajer Proyek?
Skill yang dibutuhkan ada 4 titik, yaitu
kepada Owner, User, Lingkungan, dan Team. Maksudnya, ketika seorang manajer
proyek berurusan dengan owner (komisaris perusahaan) dapat memberikan informasi
berupa biaya/budget dari segi finansial, seta resiko ke depan yang akan
dihadapi. Ketika berbicara dengan user, dapat mengajak untuk menggunakan hasil
dari proyek, baik melobi dan bujuk rayu. Lalu ketika berbicara dengan team
tentunya harus memiliki keahlian tehnis, dapat mengarahkan, dan tentunya
manajerial skill harus dimiliki. Terakhir ketika berbicara dengan lingkungan
dalam hal ini pemerintah/masyarakat sekitar, dapat meminta persetujuan/izin
akan adanya pengadaan proyek tersebut.
Manajer proyek adalah seseorang
yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama
dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari
awal sampai selesai. Hal-hal yang
perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :
1.
Manajer proyek harus
mendefinisikan proyek, merinci proyek menjadi serangkaian tugas (tasks) yang
mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja
untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
2.
Manajer proyek harus
menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memotivasi anggota tim kerja untuk
menyelesaikan proyek tepat waktu.
3.
Manajer proyek harus
menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan proyek
secara periodik.
4.
Manajer proyek harus
mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap
penyelesaian proyek.
5.
Manajer proyek harus
beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100%
berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang
manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah:
kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega),
komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan
berpikir kreatif. Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang
menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan-hambatan yang mungkin
terjadi adalah:
1.
Komunikasi yang
tidak baik (Poor communication)
2.
Persetujuan yang tidak
jelas (Disagreement)
3.
Kesalahpahaman
(Misunderstandings).
4.
Suasana yang tidak
mendukung (Bad weather)
5.
Pemogokan kerja (Union
strikes)
6.
Konflik pribadi
(Personality conflicts)
7.
Manajemen yang tidak
baik (Poor management)
8.
Definisi sasaran dan
tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)
Manajer proyek yang baik tidak
menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan prosedur standar untuk
berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:
1.
Keterlambatan
penyelesaian proyek, pembengkakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak
terpenuhi.
2.
Tidak konsisten antara
proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek.
3.
Proyek tidak bermanfaat
dan membuang-buang waktu dan biaya.
4.
Tidak sinerginya faktor
internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.
2.1.2 Pengertian
Proyek
Proyek merupakan suatu tugas yang
perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta
harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga
manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan
pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.
Menurut DI Cleland dan Wr. King
(1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang
dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Selain itu proyek juga:
Bertujuan menghasilkan produk atau kerja
akhir tertentu. Dalam proses mewujudkan produk tersebut di atas, ditentukan
jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara, dalam arti
umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan
dengan jelas. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan
berubah sepanjang berlangsungnya proyek.
Timbulnya suatu proyek antara lain
dilatar belakangi oleh:
a) Rencana
pemerintah. Misalnya proyek pembangunan jalan.
b) Permintaan
pasar. Misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah
besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru.
c) Dari
dalam perusahaan yang bersangkutan. Misalnya suatu perusahaan akan
memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang
lama agar lebih mampu bersaing.
d) Dari
kegiatan penelitian dan pengembangan. Dari kegiatan penelitian dan
pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya,
sehingga dibangun fasilitas produksinya.
Macam-Macam
Proyek:
Menurut R.D Achibalt (1976), macam-macam
proyek adalah sebagai berikut:
a. Proyek
Kapital (Modal). Meliputi: pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan,
desain mesin, dan kostruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru.
b. Proyek
pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang
biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset dan
pengembangan. Contoh : penemuan alat elektronik karaoke.
c. Proyek
penelitian dan pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan
sasaran yang ditentukan.
d. Proyek
sistem informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan
alat-alat pemrosesan data (data processing personal dan alat-alat lainnya).
e. Proyek
yang berkaitan dengan manajemen: perusahaan merancang reorganisasi, perusahaan
merancang program efisiensi, dan penghematan merancang diversifikasi.
2.1.3 Manajemen Proyek
Manajemen proyek merupakan suatu
usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi
kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan
anggaran yang telah ditetapkan. Suatu
pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan
berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang
rutin tidak dianggap suatu proyek.
Atau,
Manajemen proyek adalah suatu
cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya
(manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai
suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai
kepuasan.
Pengelola dalam sebuah proyek disebut
sebagai Manajer Proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi
semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standar kualitas, biaya
dan waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi
dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user).
Maksudnya manajer harus mampu memberikan contoh tehnik, mampu mengambil
keputusan yang tepat, dan pemimpin yang dapat memberikan informasi berupa
laporan kepada atasan.
Manfaat manajemen proyek:
a) Mengidentifikasi
fungsi tanggung jawab
b) Meminimalkan
tuntutan pelaporan rutin
c) Mengidentifikasi
batas waktu untuk penjadwalan
d) Mengidentifikasi
metode analisa peramalan
e) Mengukur
prestasi terhadap rencana
f) Mengidentifikasi
masalah dini & tindakan perbaikan
g) Meningkatkan
kemampuan estimasi untuk rencana
h) Mengetahui
jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui
Contoh manajemen proyek diantaranya
adalah: membangun sebuah stadion sepak bola, megelola penelitian berskala
besar, melaksanakan pembedahan transplantasi organ tubuh, memasang lintas
produksi, atau berjuang mendapatkan ijazah strata satu di suatu
perguruan tinggi.
Konsep Manajemen Proyek:
Manajemen proyek sistem informasi
ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam
pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam
suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model
kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability
maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi
perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan
kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,
pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
Dasar-Dasar Organisasional :
Organisasi adalah sistem yang saling
mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang
lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah
disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen
yaitu:
a) orang,
dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada
yang memimpin organisasi tersebut.
b) tujuan,
dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek
maupun jangka panjang.
c) posisi,
setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau
kedudukannya masing-masing.
d) pekerjaan,
setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job)
masing-masing sesuai dengan posisinya.
e) teknologi,
untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam
pengolahan data menjadi suatu informasi.
f) struktur,
struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan
hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
g) lingkungan
luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan
suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah
nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada
dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah
disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
a) Tujuan
organisasi yang jelas
b) Tugas
yang dilakukan harus jelas
c) Pembagian
tugas yang adil
d) Penempatan
posisi yang tepat
e) Adanya
koordinasi dan integrasi
2.2. Kebijakan
dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Sistem Informasi memiliki pengertian
suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan informasi-informasi yang
dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi
infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang
teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan
dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem informasi.
Contoh-contoh proyek sistem informasi:
a) Proyek
sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu.
b) Proyek
pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah.
c) Proyek
pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT Garuda.
d) Proyek
pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.
e) Proyek
penjualan elektronik (E-Commerce).
Beberapa perbedaan karakteristik proyek
sistem informasi dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut
:
a) Memiliki
tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak dapat
diraba/perkirakan, tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat
lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk
tersebut.
b) Melibatkan
teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
c) Membutuhkan
beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam.
d) Ukuran
yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang
dimengerti berbagai pihak secara seragam.
Suatu sistem informasi dapat
dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa
adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat
berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan
sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat
dukungan dari manajemen puncak tersebut.
Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem
informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk
meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang
lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan sistem
menyangkut estimasi (penafsiran, perkiraan, pendapat atau penilaian) sumberdaya
(kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem
terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang
(periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani
oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen
pengolahan data.
Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat
dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu
:
a) Mengkaji
tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
b) Mengidentifikasi
proyek-proyek sistem.
c) Menetapkan
sasaran proyek-proyek sistem.
d) Menetapkan
kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis,
peraturan yang berlaku).
e) Menetukan
prioritas proyek-proyek sistem.
f) Membuat
laporan perencanaan sistem.
g) Meminta
persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang
akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
a) Menunjuk
team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar
perusahaan (konsultan).
b) Mengumumkan
proyek pengembangan sistem.
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang
dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif
pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan.
Tahapan yang dilakukan yaitu :
a) Mengidentifikasi
kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.
b) Melakukan
studi kelayakan.
c) Menilai
kelayakan proyek system.
d) Membuat
usulan proyek system.
e) Meminta
persetujuan manajemen.
Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang
paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan
biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah
kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung
dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang
mempengaruhinya. Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan,
digunakan pilihan sebagai berikut :
·
Memperkirakan waktu
yang paling lama dari pengerjaan proyek.
·
Perkiraan berdasarkan
pada proyek yang sama.
·
Menggunakan teknik
dekomposis.
·
Menggunakan satu atau
lebih model empiris.
Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan
setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman
dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan)
dapat menggunakan :
1. Grafik
Gantt
Merupakan suatu grafik dimana
ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang
masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang
dikerjakan.
2. Diagram
PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan
jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan
kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi
kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan.
Diagram PERT lebih baik dari Gantt,
karena :
a. Mudah
mengidentifikasi tingkat prioritas.
b. Mudah
mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis.
c. Mudah
menentukan waktu kendur.
d. Penjadwalan
proyek berbasis komputer.
Menggunakan PC untuk membuat jadwal
proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms
Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project. Proses
pengembangan sistem informasi dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat
dikatagorikan dalam 5 kelompok :
a) Manajer
senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan
sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
b) Manajer
proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol
orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
c) Praktisi,
adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan
produk sistem informasi (program aplikasi).
d) Pelanggan,
adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
e) Pengguna
akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan
dengan penggunaan produk.
Sedangkan contoh Manajemen Proyek antara
lain:
1.
Proyek pembuatan Robot
2.
Proyek Pembuatan
Website
3.
Proyek Pembuatan
Software
4.
Proyek Pembuatan
Aplikasi
5.
Dsb.
2.3. Metodologi Umum Pleaksanaan Proyek Sistem
Informasi (Metodologi Generik)
Pengembangan sebuah sistem informasi
dalam sebuah perusahaan dilakukan dengan pendekatan manajemen proyek (project
management). Lepas dari berbagai variasi proyek-proyek teknologi informasi yang
ada – seperti pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi
infrastruktur jaringan, dan lain sebagainya – metodologi yang dipergunakan
secara umum adalah sama. Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus
dilalui: perencanaan, analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca
implementasi. Masing-masing konsultan atau para praktisi teknologi informasi
biasanya memiliki variasinya masing-masing yang secara prinsip tidak lepas dari
keenam langkah metodologi di atas.
Secara umum, proyek-proyek sistem
informasi dalam perusahaan atau organisasi dapat dikategorikan dalam 3 kelompok
besar.
a) Proyek
yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi,
menyangkut hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi computer sampai dengan
perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN (Local Area Network)
dan WAN (Wide Area Network).
b) Implementasi
dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan di
perusahaan, mulai dari software kecil seperti
produk-produk retail Microsoft sampai dengan aplikasi
terintegrasi berbasis ERP, seperti SAP dan BAAN.
c) Perencanaan
dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized
software), baik oleh internal perusahaan maupun kerja sama dengan pihak
luar seperti konsultan dan software house.
Lepas dari perbedaan tersebut, secara
garis besar ada 6 tahap yang bisa dijadikan sebagai batu pijakan atau
metodologi dalam melaksanakan aktivitas pengembangan tersebut.
2.3.1. Tahap
Perencanaan
Tahap perencanaan merupakan suatu
rangkaian kegiatan semenjak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan
proyek ini didapat, pendefinisian awal terhadap kebutuhan detail atau target
yang harus dicapai dari proyek tersebut, penyusunan proposal, penentuan
metodologi dan sistem manajemen proyek yang digunakan, sampai dengan penunjukan
tim dan instruksi untuk mengeksekusi (memulai) proyek yang bersangkutan.
Biasanya ada dua pihak yang terlibat langsung dalam proyek perencanaan ini
yaitu :
a) Pihak
yang membutuhkan (demand side) eksistensi dari suatu sistem informasi,
dalam hal ini adalah perusahaan, lembaga, institusi atau organisasi yang
bersangkutan.
b) Pihak
yang berusaha menjawab kebutuhan tersebut (supply side) dalam bentuk
pengembangan teknologi informasi. Kelompok ini biasanya merupakan gabungan dari
para personel yang terkait dengan latar belakang ilmu dan pengetahuan yang
beragam (multidisiplin), seperti ahli perangkat lunak, analisis bisnis dan
manajemen, spesialis perangkat keras, programmer, sistem analis,
praktisi hukum, manajer proyek dan beberapa karakteristik SDM lain yang
terkait.
Dilihat dari segi manajemen proyek
sistem informasi, output yang harus dihasilkan tahap perencanaan adalah berupa
jadwal detail dari kelima tahapan berikutnya menyangkut masalah waktu, target
yang dapat disampaikan (deliverable), personel yang bertanggung jawab,
aspek-aspek keuangan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pendayagunaan sumber
daya yang dipergunakan dalam proyek. Sebagai tambahan, standar-standar dan
prosedur yang akan dipergunakan dalam melakukan pengelolaan proyek pun harus
jelas dan disepakati bersama oleh seluruh anggota personel.
2.3.2 Tahap
Analisis
Secara prinsip ada 2 aspek yang jadi
fokus analisis, yaitu :
1.
Aspek bisnis atau manajemen
Analisis aspek bisnis dimulai dengan
mempelajari karakteristik perusahaan yang bersangkutan, mulai dari aspek-aspek
historis, struktur kepemilikan, visi, misi, kunci keberhasilan usaha (critical
success factors), ukuran kinerja (performance measurements),
strategi, program-program dan hal terkait lainnya.
Tujuan
dilakukannya langkah ini :
a) Mengetahui
posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di
perusahaan (mengingat setiap perusahaan memiliki pandangan tersendiri dan unik
terhadap sumber daya teknologi yang dimiliki, yang membedakannya dengan
perusahaan lain).
b) Mempelajari
fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh
(memiliki damppak tertentu) terhadap proses desain, konstruksi dan
implementasi.
2.
Aspek teknologi
Analisis aspek teknologi meliputi
kegiatan-kegiatan yang bersifat menginventarisir aset teknologi informasi yang
dimiliki perusahaan pada saat proyek dimulai dengan berbagai tujuan, antara
lain :
a) Mempelajari
infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan dan tingkat
efektivitas penggunaannya selama kurun waktu tersebut.
b) Menganalisis
kemungkinan-kemungkinan diperlukannya penambahan sistem di kemudian hari (system
upgrading) sehubungan akan diimplementasikannya teknologi baru.
Keluaran dari proses analisis di kedua
aspek ini adalah isu-isu (permasalahan) penting yang harus segera ditangani,
dianalisis penyebabnya, dampaknya bagi bisnis perusahaan, beberapa kemungkinan
scenario pemecahan dengan segala resiko cost/benefit (laba/rugi)
dan trade-off (tukar tambah), serta pilihan solusi yang
direkomendasikan. Sebelum memasuki fase desain, seluruh tim harus paham tentang
isu-isu ini dan memiliki komitmen untuk melanjutkan proyek yang ada ke tahap
berikutnya sesuai dengan skala prioritas yang telah ditentukan (setelah memilih
scenario yang disetujui bersama).
2.3.3.
Tahap Desain
Pada tahap desain, tim teknologi
informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan
komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan
perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem
basis data, jaringan computer, metode interfacing, teknik konversi
data, metode migrasi sitem dan sebagainya.
Model-model umum seperti Flowchart, ER
Diagram, DFD dan lain sebagainya dipergunakan sebagai notasi umum dalam
perancangan sistem secara teknis. Sementara itu secara paralel dan bersama-sama
tim bisnis atau manajemen akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen
organisasi yang terkait seperti prosedur (SOP = Standar Operation Procedures),
struktur organisasi, kebijakan-kebijakan, teknik pelatihan, pendekatan SDM dan
sebagainya. Tim ini pun biasanya akan mempergunakan model-model umum
seperti Porter’s Value Chain, Bussiness Process Mapping, Strategic
Distinction Model, BCG Matrix, dan lain-lain. Jelas bahwa hasil tahap
ini, yang berupa cetak biru rancangan sistem, secara teknis dan secara
manajemen akan dijadikan pegangan dalam proses konstruksi dan implementasi
komponen-komponen pada sistem informasi yang akan dikembangkan.
2.3.4.
Tahap Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat,
konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun.
Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksana tahap ini, mengingat semua hal
yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi
informasi dalam skala detail.
Dari semua tahapan yang ada, tahap
konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melibatkan sumber daya terbesar,
terutama dalam hal SDM, biaya, waktu. Control terhadap manajemen proyek pada
tahap konstruksi harus diperketat agar tidak terjadi ketidakefisienan maupun ketidakefektifan
dalam penggunaan beragam sumber daya yang ada (yang secara tidak langsung akan
berdampak langsung terhadap keberhailan proyek sistem informasi yang
diselesaikan secara tepat waktu). Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa
uji coba sistem. Perbaikan-perbaikan bersifat minor biasanya harus dilakukan
setelah adanya masukan-masukan yang timbul setelah diadakannya evaluasi.
2.3.5.
Tahap Implementasi
Tahap Implementasi merupakan tahap yang
paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan
di dalam perusahaan. Biasanya, pendekatan yang dipergunakan oleh perusahaan
adalah pendekatan cut off dan paralel.
a) Pendekatan cut
off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi
yang memilih sebuah hari sebagai patokan dan terhitung mulai hari tersebut,
sistem baru mulai dipergunakan dan sistem lama ditinggalkan sama sekali.
b) Pendekatan
paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan sistem baru sementara sistem
lama belum ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan secara paralel
(kedua sistem tersebut biasa disebut testing environment dan production
environment).
Pemilihan terhadap kedua strategi
tersebut tergantung pada perusahaan masing-masing, karena masing-masing
strategi implementasi memiliki keuntungan dan kerugian yang berbeda. Lepas dari
strategi yang dipilih, pemberian pelatihan (training) harus diberikan
kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain
untuk mengurangi resiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk
menanamkan rasa memiliki (sense of ownership) terhadap sistem baru yang
diterapkan, sehingga seluruh jajaran pengguna atau SDM akan dengan mudah
menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang.
Evaluasi secara berkala perlu dilakukan untuk menilai kinerja sistem baru yang
diterapkan dan untuk mengetahui isu-isu permasalahan yang timbul. Tentu saja
pemecahan masalah dalam tahap implementasi harus segera dicari agar penggunaan
sistem tersebut efektif.
Proyek sistem informasi biasanya ditutup
setelah tahap implementasi dilakukan. Namun ada satu tahapan lagi yang harus
dijaga manajemennya, yaitu tahap pascaimplementasi.
2.3.6. Tahap
Pasca-implementasi
Dari segi teknis, yang dimaksud dengan
aktivitas-aktivitas pasca implementasi adalah bagaimana manajemen pemeliharaan
sistem akan dikelola (maintenance, supports and services management). Seperti
halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan
dikemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain,
perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang
rusak, merupakan beberapa contoh dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam
pemeliharaan sistem. Di sinilah perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of
knowledge dari pihak pembuat sistem ke SDM perusahaan untuk menjamin
terkelolanya proses-proses pemeliharaan sistem. Tidak jarang terjadi peristiwa
dimana perusahaan atau personel pembuat sistem sudah tidakdiketahui lagi
lokasinya setelah bertahun-tahun (mungkin perusahaannya tutup, atau yang
menangani sistem sudah pindah ke tempat kerja lain). Bisa dibayangkan bagaimana
perusahaan pemakai sistem terpaksa membuang sistemnya (membuat sistem baru
lagi) atau melakukan tambal sulam (yang secara teknis sangat berbahaya karena
tingkat integritas data yang buruk) akibat tidak adanya dokumentasi teknis yang
baik atau infrastruktur manajemen pemeliharaan yang efektif.
Dari segi manajemen, tahap
pascaimplementasi adalah berupa suatu aktivitas, harus ada personel atau divisi
dalam perusahaan yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem
informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang teramat dinamis.
Dengan kata lain, dalam era kompetisi sekarang, perusahaan harus mampu berubah
dengan sangat cepat. Sistem informasi atau teknologi informasi yang secara
teknis tidak dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan bisnis perusahaan
sudah selayaknya tidak mendapatkan tempat yang baik. Apakah teknologi informasi
di perusahaan-perusahaan dapat dengan mudah mengikuti perubahan kebutuhan
bisnis secara cepat? Jika belum, sudah waktunya bagi pemimpin perusahaan untuk
berbicara dengan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap
teknologi informasi perusahaan Anda. Dan kenyataannya, sudah ada teknologi yang
dapat menjawab kebutuhan ini, dan itu sudah terbukti efektif. Tidak ada tempat
bagi perusahaan modern pada tahun 2000 yang masih menggunakan pendekatan sistem
informasi dan teknologi informasi secara konservatif (bagi sebagian perusahaan
besar di Indonesia pendekatan tersebut masih dianggap sebagai pendekatan
termodern).
Studi
kasus Proyek Pembuatan Software
Proses pembuatan software tidak cukup
hanya dikerjakan dalam waktu beberapa hari saja. Ada beberapa tahapan yang
harus dilalui dalam proses pembuatan software. Setiap tahapan bisa memerlukan
waktu cukup lama, bisa satu bulan, dua bulan, atau bahkan satu tahun.
Tahapan-tahapan itu yaitu : requirement (perencanaan dan analisa), design
(pembuatan), dan testing (pengujian dan pemeliharaan). Setiap tahapan yang
dilalui terdapat beberapa permasalahan-permasalahan yang timbul.
Pada permasalahan ini akan dibahas
beberapa permasalahan yang timbul dengan studi kasus pembuatan software
Sistem Informasi Akademik dan juga akan dibahas solusi yang dapat
diambil untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut. Pembahasan permasalahan
ini dibagi dalam setiap tahapan pembuatan software.
a) Tahap
Requirement
Pada tahap ini, kegiatan yamg paling
banyak dilakukan adalah dengan melakukan interaksi dengan user. Permasalahan dalam
proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Permasalahan
spesifikasi kebutuhan
Kebutuhan akan fitur dan report yang
diinginkan sering kali tidak sesuai dengan sistem yang ada. Misalnya pada
sistem Informasi Akademik, user menginginkan report pembayaran SPP, sedangkan
sistem ini hanya mengenai masalah akademik perkuliahan.
2. Ketidak
sepahaman sistem antara developer dan user
Seringkali antara developer dan user
dikarenakan perbedaan pemahaman, terjadi ketidak sepahaman mengenai alur Sistem
Informasi Akademik, misalnya alur mulai dari mahasiswa bayar SPP, daftar ulang,
pengisian FRS, proses perkuliahan sampai nilai akhir UAS keluar.
3. Metode
analisa sistem
Metode
analisa sistem yang digunakan oleh developer tidak sesuai dengan kondisi/
behaviour user.
b) Tahap
Design
Pada tahap ini, merupakan tahap yang
dilakukan oleh developer. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang
dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Metode
pembuatan software
Metode dan tools yang digunakan hasilnya
tidak optimal, sesuai dengan keinginan user.
2. Organisasi
pembuatan software
Tidak adanya koordinasi pada saat proses
pembuatan software, sehingga terjadi modul-modul yang tidak dapat digabungkan.
Misalnya tidak sesuainya nama tabel, field, atau tipe data yang digunakan.
c) Tahap
Testing
Pada tahap ini, merupakan tahap
pengujian software yang dilakukan antara developer dan user, dan diakhiri
dengan pemeliharaan software. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang
dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Perubahan
regulasi sistem
Adanya perubahan regulasi sistem,
misalnya perubahan evaluasi penilaian dari 5 tingkat penilaian (A, B, C, D, E)
menjadi 7 tingkat penilaian (A, AB, B, BC, C, D, E). Hal ini menyebabkan
perubahan tabel dan fieldnya.
2. Ketidaksesuaian
keinginan user dengan software yang telah dibuat
Pengujian software yang dilakukan antara
user dan developer tidak memenuhi keinginan user.
3. Tidak
adanya Risk Management
Hal ini menyebabkan tidak ada
langkah-langkah yang akan dilakukan apabila terjadi revisi ataupun pada masa
garansi/ maintenance.
Untuk mengatasi beberapa permasalahan
tersebut diatas, perlu dilakukan analisa untuk mendapat solusinya. Ada beberapa
solusi yang dapat diambil, antara lain :
1. Membuat
dokumen kontrak antara developer dan user sebelum proses pembuatan software.
2. Perlu
adanya assessment pada saat survey data, wawancara, ataupun analisa data.
Assessment ini ditandangani kedua belah pihak, user dan developer.
3. Menggunakan
requirement tool untuk proses requirement sehingga dapat dihasilkan requirement
yang sesuai dengan kebutuhan user.
4. Menentukan
Proces Model yang akan digunakan pada awal proses pembuatan software, dapat
menggunakan waterfall model, RAD model, spiral model, atau model lainnya.
5. Membuat
project management pada proses pembuatan software dengan dikoordinasi seorang
penanggung jawab.
6. Menentukan
software programming untuk semua modul yang akan dibuat, termasuk tabel,
relasi, dan struktur data.
7. Membuat
dokumen Berita Acara Pengujian Software sehingga dapat dinilai tingkat
kepuasaan user terhadap software yang telah dibuat.
8. Developer
melakukan evaluasi total setiap selesai pembuatan software sebelum pengujian.
Solusi yang lain secara teknis adalah
membuat software Sistem Informasi Akademik yang dinamis, dimana user dapat
melakukan update sistem secara mandiri dan berkala tanpa perlu berhubungan
dengan developer kembali. Misalnya, membuat perubahan evaluasi penilaian,
evaluasi absensi, aturan penilaian, perubahan kurikulum, dan sebagainya. Tetapi
untuk membuat software Sistem Informasi Akademis yang dinamis tersebut
memerlukan waktu yang tidak sedikit dan juga membutuhkan biaya yang cukup
besar.
Maka hal yang paling penting dilakukan
dalam proses pembuatan software Sistem Informasi Akademik adalah komunikasi
yang intensif dan efektif antara user dan developer, baik itu pada tahap
requirement, design, maupun testing. Dengan adanya komunikasi yang intensif dan
efektif tersebut maka dapat diketahui sampai seberapa jauh software dinamis
yang dibutuhkan oleh user. Sehingga tingkat kepuasan user dapat terjaga.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
1. Manajemen
merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari
organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan
dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran
yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya
waktu.
2. Menurut
DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber
daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
3. Manajemen
proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan
sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk
mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk
mencapai kepuasan.
4. Suatu
sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan
telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem
tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan
pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan
mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.
5. Lepas
dari berbagai variasi proyek-proyek teknologi informasi yang ada – seperti
pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur
jaringan, dan lain sebagainya – metodologi yang dipergunakan secara umum adalah
sama. Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan,
analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi.
Daftar Pustaka
http://dya08
webmaster.blogspot.com/aspek-aspek-yang–mempengaruhi-manajemen-proyek.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar